ROVABs integritetspolicy

På ROVAB skyddar och respekterar vi din integritet i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) 2016/679 av den 27 april 2016. Denna integritetspolicy förklarar när och varför vi samlar in personuppgifter, hur vi använder dem, under vilka förutsättningar vi kan lämna ut dem till andra och hur vi skyddar dem. Integritetspolicyn gäller vid användningen av våra produkter och tjänster och för de åtgärder vi vidtar för att fullgöra våra åtaganden i kund- och leverantörskontrakt, samt vid försäljning och marknadsföring. Den gäller också för dem som arbetar eller söker jobb på ROVAB.

Vilka är vi?

ROVAB -Ramby Oljor & Verktyg AB är ett familjeföretag med kunder inom olika industrisegment samt som smörjer Nordens Järnvägar och maskiner. Vi har i 27 år erbjudit produkter, tjänster och helhetslösningar till företag och privatpersoner för att förlänga livslängd och öka effektivitet av utrustning och applikationer. Vårt huvudkontor finns i Sverige men försäljning bedrivs även i Norge, Danmark och Finland. Huvudkontorets registrerade adress är Löt Ramby 26, 749 51 Grillby, Sverige. ROVAB -Ramby Oljor & Verktyg AB är personuppgiftsansvarig och vårt dataskyddsombud kan kontaktas via e-post: info@rovab.com.

När samlar vi in personuppgifter om dig?

  • När du beställer våra produkter och tjänster.
  • När vi beställer varor/tjänster från våra leverantörer.
  • När du är i personlig kontakt med oss -– brevledes, via telefon, E-post, sociala medier eller via vår webbplats.
  • När vi samlar in personuppgifter från andra legitima källor, som tredjeparts uppgiftsinsamlare, våra marknadsföringspartners, offentliga källor eller sociala nätverk. Vi använder bara dessa personuppgifter om du har gett ditt samtycke till att vi delar dem med andra.
  • Vi kan också samla in personuppgifter om det anses vara av legitimt intresse och om inte hänsyn till din integritet väger tyngre. Innan uppgifterna samlas in gör vi en utvärdering för att säkerställa att insamlingen är av gemensamt intresse för båda parter.

Varför samlar vi in och använder personuppgifter?

I första hand samlar vi in och använder personuppgifter för att genomföra försäljning/inköp, direktmarknadsföring och kundservice. Vi samlar också in personuppgifter om leverantörer, partner och personer som söker jobb eller arbetar i vårt företag.

Vi kan använda dina uppgifter i följande syften – för att:

  • Skicka dig marknadsföringsmaterial som du har begärt. Det kan röra sig om information om våra produkter och tjänster, evenemang, aktiviteter och kampanjer. Denna kommunikation är prenumerationsbaserad och förutsätter ditt samtycke.
  • Skicka dig information om produkter och tjänster som du har köpt från oss eller visat intresse för.
  • Genomföra försäljningsaktiviteter om det finns ett legitimt och ömsesidigt intresse.
  • Ge dig information om innehåll i nyhetsbrev eller evenemang som du har anmält dig till.
  • Besvara ett ”Kontakta mig”- eller annat webbformulär som du har fyllt i på ROVABs webbplats.
  • Följa upp inkommande förfrågningar (kundsupport, e-postmeddelanden, frågor via sociala medier eller telefonsamtal).
  • Fullgöra kontraktsenliga förpliktelser i samband med exempelvis orderbekräftelse, fakturor, e-fakturor, påminnelser och liknande.
  • Meddela om eventuella störningar i vårt utförande av tjänster och produktleveranser.
  • Kontakta dig med enkäter för att höra din åsikt om våra produkter och tjänster.
  • Behandla en jobbansökan.

Vår rättsliga grund för insamling av personuppgifter

Insamling av personuppgifter baserat på samtycke

Insamling av personuppgifter som baseras på den registrerades samtycke kommer att ske med hjälp av samtyckesformulär där den registrerades samtycke dokumenteras. Den registrerades samtycke kommer alltid att dokumenteras och lagras i våra system.

Insamling av personuppgifter baserat på kontrakt

Vi använder personuppgifter för att fullgöra våra förpliktelser enligt kontrakt och avtal med kunder, partner och leverantörer, och anställda.

Insamling av personuppgifter baserat på legitimt intresse

Vi kan använda personuppgifter om det anses vara av legitimt intresse och om de registrerades integritetsintressen inte väger tyngre. För att fastställa rättslig grund för insamling av personuppgifter har normalt en bedömning gjorts i vilken ett gemensamt intresse mellan ROVAB och den enskilde har identifierats. Den här rättsliga grunden är främst relaterad till våra försäljnings- och marknadsföringssyften. Vi kommer alltid att informera de registrerade om deras rätt till integritet och om syftet med insamlingen av personuppgifter.

Vilken typ av personuppgifter samlas in?

Vi samlar in namn, telefonnummer, titel och e-postadress samt ditt företags namn och kontaktuppgifter inkl leveransadress och fakturaadress. Vi kan också samla in feedback, kommentarer och frågor från dig i kommunikation och aktiviteter som är relaterad till inköp eller försäljning av våra produkter och tjänster, till exempel möten, telefonsamtal, dokument och e-post. Från våra webbplatser kan vi samla in IP-adressen och åtgärder som vidtas på webbplatsen.

Om du lägger upp foton eller videoklipp, gör inlägg eller lägger till kommentarer etc. på våra plattformar i sociala medier eller webbplats kan informationen läsas av alla som har tillgång till den platsen och användas för syften som varken ROVAB eller du har någon kontroll över. ROVAB tar därför inget ansvar för information som du lämnar på våra plattformar i sociala medier eller webbplats.

Om du söker jobb på ROVAB samlar vi in de uppgifter som du lämnar under ansökningsprocessen.

ROVAB samlar inte in eller behandlar några särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. offentliga unika identifierare eller känsliga personuppgifter.

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Vi lagrar personuppgifter så länge vi anser att det är nödvändigt för att uppfylla syftet för vilket personuppgifterna samlades in, samtidigt som vi beaktar vårt behov av att kunna svara på dina frågor eller lösa eventuella problem, att kunna uppfylla rättsliga krav enligt gällande lagar, att kunna bemöta eventuella rättsliga anspråk/klagomål samt för skyddsändamål.

Det innebär att vi kan behålla dina personuppgifter under en rimlig tidsperiod efter din senaste kontakt med oss. När de personuppgifter vi har samlat inte längre behövs kommer de att raderas på ett säkert sätt. Vi kan behandla personuppgifter för statistiska syften, men då kommer dessa uppgifter att anonymiseras.

Din rätt till dina personuppgifter

Du har följande rättigheter när det gäller dina personuppgifter:

  • Rätt att begära en kopia av dina personuppgifter hos ROVAB.
  • Rätt att begära att ROVAB korrigerar dina personuppgifter om de är felaktiga eller föråldrade.
    • Om du är kund, leverantör eller partner kan du vid behov få dina uppgifter korrigerade/uppdaterade genom att kontakta oss t.ex på info@rovab.com.
  • Rätt att begära att dina personuppgifter raderas när det inte längre är nödvändigt för ROVAB att behålla dem.
  • Rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till behandling av personuppgifter. Till exempel ditt samtycke till att få marknadsföringsmaterial via e-post:
    • Om du vill återkalla ditt samtycke till e-marknadsföring använder du dig antingen av ”Avprenumerera”-länken för prenumerationsinställningar som finns i t.ex nyhetsbrev som vi skickat ut till dig eller genom att kontakta oss. Observera att du fortfarande kan få administrativa meddelanden från ROVAB, till exempel orderbekräftelser, fraktinformation eller annan relevant information som rör vår gemensamma affär.
  • Rätt att begära att ROVAB förser dig med dina personuppgifter och, om det är möjligt, vidarebefordrar dem direkt (i ett portabelt format) till en annan personuppgiftsansvarig om behandlingen baseras på samtycke eller kontrakt.
  • Rätt att begära en begränsning av ytterligare uppgiftsbehandling om det råder tvist om personuppgifternas korrekthet eller behandlingen av dem.
  • Rätt att invända mot behandling av personuppgifter om behandlingen har baserats på legitimt intresse och/eller direktmarknadsföring.

Eventuella frågor om din rätt till integritet ska skickas till info@rovab.com

Användning av kakor och webbfyrar

Vi använder kakor och webbfyrar (webbnavigeringsinformation, formulärsinformation och webbläsardata) för insamling av information/data när du navigerar till och på företagets webbplatser. Navigeringsinformationen består av standardinformation  från din webbläsare, t.ex. typ av webbläsare och språk, din IP-adress, samt vilka åtgärder du vidtar på företagets webbplatser, t.ex. vilka webbsidor du visar och vilka länkar du klickar på.

Den här informationen används för att göra webbplatserna effektivare och för att tillhandahålla marknadsföringsinformation till webbplatsens ägare samt för att samla in uppgifter som webbläsartyp och operativsystem, refererande sida, navigering på webbplatsen, internetleverantörens domän etc. i syfte att få förståelse för hur besökarna använder webbplatsen. Kakor och liknande teknik hjälper oss att skräddarsy vår webbplats efter dina personliga behov, samt att upptäcka och förhindra säkerhetshot och missbruk. De kakor och webbfyrar vi använder identifierar dig inte personligen.

Delar vi dina uppgifter med andra?

Vi varken delar, säljer, hyr ut eller för vidare dina uppgifter till tredje part utan ditt samtycke, förutom enligt vad som beskrivs nedan:

Tredjepartstjänsteleverantörer som arbetar för vår räkning:

Vi kan vidarebefordra dina personuppgifter till våra distributörer, fraktbolag, agenter, underleverantörer och andra associerade organisationer i syfte att de ska tillhandahålla tjänster till dig för vår räkning.

Om det krävs enligt lag:

Vi kommer att lämna ut dina personuppgifter om det krävs enligt lag eller om vi, som företag, rimligen anser att utlämnandet är nödvändigt för att skydda vårt företags rättigheter och/eller för att åtlyda ett domstolsbeslut eller följa utslaget i en rättsförhandling eller rättslig process. Vi kommer dock att göra vad vi kan för att se till att dina personuppgifter även i fortsättningen är skyddade.

Användning av underleverantörer (personuppgiftsbiträden och underbiträden)

Vi kan använda underleverantörer för att behandla personuppgifter för vår räkning. Vi ansvarar då för att dessa förbinder sig att följa vår integritetspolicy och tillämplig dataskyddslagstiftning genom att teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Om underleverantören behandlar personuppgifter utanför EU/EES-området måste sådan behandling vara i enlighet med EU: s Privacy Shield-överenskommelse, EU:s standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter till tredje land eller annan särskilt angiven laglig grund för överföring av personuppgifter till tredje land.

Ändringar av denna integritetspolicy

ROVAB förbehåller sig rätten att när som helst ändra denna integritetspolicy. Den gällande versionen finns alltid tillgänglig på våra webbplatser. Läs gärna igenom integritetspolicyn någon gång ibland för att hålla dig uppdaterad om innehållet.

Om vi gör ändringar som väsentligt förändrar vår integritetspraxis meddelar vi dig via e-post eller via våra webbplatser innan ändringen träder i kraft.

Din rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet

Om du är missnöjd med hur dina personuppgifter har behandlats kan du i första hand kontakta  info@rovab.com.

Om du fortfarande är missnöjd har du rätt att vända dig till din nationella tillsynsmyndighet för beslut. Tillsynsmyndigheterna kan kontaktas på följande adresser:

ROVAB Integritetspolicy Version 1.0 Publicerad 2018-05-22